Há pelo menos 4 regras que pode aplicar de forma a tornar as suas manhãs mais produtivas:
1ª Regra – Não abra o e-mail assim que começa a trabalhar
Ser escravo do email…é uma decisão da própria pessoa. Decida que é você que proactivamente faz a gestão do seu tempo e não são os clientes que mandam em si.
Depois, assim que termine, contacte-os e resolva os desafios que surgiram, o mais rapidamente possível.
Um dos maiores erros que as pessoas cometem é começar o dia de trabalho abrindo o e-mail.
Se quer realizar aquela tarefa que anda a protelar há muito tempo…não abra o e-mail.
Hoje em dia recebemos centenas de mensagens de e-mail que não tem nenhum interesse, mas são altamente distrativas. A única forma de não se distrair é não abrir o email.
Caso saiba que alguns dos seus assuntos mais urgentes podem chegar por e-mail… tem 2 hipóteses:
- Ou tem alguém que vê o e-mail por si… uma assistente ou alguém da sua inteira confiança que treinou para o efeito.
- Ou avisa os seus clientes de que se for muito urgente é melhor contactarem por SMS. Caso esteja numa reunião, responderá assim que possível.
Estas técnicas permitem-lhe ter tempo para si. E dedicar esse tempo a pensar no seu negócio, a desenvolver novos projetos e a decidir aspetos estratégicos que são fundamentais.
2ª Regra – Calendarize durante a manhã aquilo que o obriga a pensar mais
Lembre-se que de manhã há menos confusão…
Se precisa de pensar, lembre-se que o seu cérebro está mais descansado e funciona melhor da parte da manhã. Por isso aproveite as horas de maior tranquilidade.
Se sabe que vai para o escritório e todos o vão interromper, diga que vai ao banco e vai demorar… e refugie-se num local sossegado para poder ter no mínimo 3 horas só para si. Não pense em ter 1h30… porque não vai ser suficiente. Se de facto tem de refletir, o seu tempo deve ser de 2h30 a 3h, no mínimo e coloque o telemóvel em silêncio. De outra forma vai ficar a mercê das distrações e não vai conseguir concentrar-se.
Se acumulou vários assuntos e vai ter de os decidir, pode optar por tirar o dia inteiro ou fazer 2 manhãs.
3ª Regra – Decida quando se levanta que o seu dia vai ser positivo
Sabia que quando toma uma decisão clara e consciente o seu cérebro comunica com as outras pessoas e passa essa informação?
É claro que isto acontece a nível inconsciente, mas é importante referir isto a quem está ao seu lado na empresa.
Se um colaborador vem sistematicamente com os problemas e quer que seja você a tomar todas as decisões. Diga-lhe… “para aproxima só entras no meu gabinete quando trouxeres 2 coisas… o problema mas também a solução, de outra forma não vais poder entrar…”
Os colaboradores são normalmente muito criativos, mas como não estão habituados a ser proactivos, usam a sua criatividade em situações menos convenientes.
Ajude-os a ser criativos, ao mesmo tempo que os disciplina para que tenham respeito pelo seu tempo.
Se você não delega e passa todo o tempo a dizer coisas tipo…mas como é que é possível… já sabia que tinha de ser eu a fazer isto…de outra forma nunca fica bem feito…
Entenda que a decisão é sua…eles vão mesmo olhar para essa frase como se fosse uma ordem, e não vão fazer nada para proactivamente libertarem o seu tempo.
Ajudar os colaboradores a crescerem como pessoas e como profissionais é algo muito positivo, mas o empresário tem de deixar de os tratar como filhos, para o poder fazer corretamente.
4ª Regra – Planifique a sua manhã no dia anterior
Não há nada pior que um empresário assoberbado de trabalho, focado apenas no que é negativo e que não tem tempo para nada.
Invista 5 minutos de cada dia a planificar o dia seguinte e a fazer a sua lista dos TO DO’s.
Saber o que tem que fazer e estabelecer as prioridades, permite que o seu cérebro se foque no que é verdadeiramente importante. Assim a sensação de ser altamente eficaz aumenta a sua autoestima e a sua capacidade de trabalhar, tornando-o uma pessoa mais positiva e motivada.
E quando você está verdadeiramente motivado, toda a equipa à sua volta fica motivada. O ambiente fica mais leve e cada um foca-se naquilo que tem que fazer.
Depois invista algum do seu tempo a elogiar o trabalho bem feito ou o progresso que algum dos colaboradores fez.
Lembre-se o Empresário foca-se na Equipa, a Equipa foca-se nos Clientes e estes por sua vez geram mais negócio…o que dá mais energia ao Empresário.
Se gerir o seu tempo é para si um problema, se não conhece este ciclo e quer saber mais sobre estes temas …não falte…
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